La France compte 34 938 communes, et 35 423 mairies publient une adresse email dans l'annuaire officiel de l'administration. Elles achètent toute l'année : fournitures, travaux, logiciels, formations, prestations pour les écoles, animations, services aux habitants. Mais une mairie n'achète pas comme une entreprise. Elle suit un calendrier budgétaire, des règles de commande publique et un circuit de décision qui lui sont propres. Ce guide explique comment en tenir compte pour que vos emails arrivent au bon moment, chez la bonne personne, avec le bon message.
Qui décide dans une mairie ?
Le maire est l'exécutif de la commune : il signe les commandes et les contrats. Le conseil municipal vote le budget et les décisions importantes. Entre les deux, les adjoints ont souvent une délégation sur un domaine (écoles, travaux, culture, finances) et sont les premiers interlocuteurs sur leur sujet.
Dans l'administration, l'organisation dépend de la taille de la commune :
- Moins de 2 000 habitants : le secrétaire général de mairie (nouveau nom du secrétaire de mairie depuis la loi du 30 décembre 2023) gère presque tout, souvent seul ou avec un ou deux agents. C'est lui qui lit la boîte email générique de la mairie et fait remonter les propositions au maire.
- Villes moyennes : un directeur général des services (DGS) coordonne des services spécialisés (techniques, finances, état civil, enfance).
- Grandes villes : chaque direction a son budget et ses acheteurs, et les achats importants passent par un service de la commande publique.
Pensez aussi à l'intercommunalité. Certaines compétences (déchets, développement économique, eau et assainissement dans de nombreux territoires) sont exercées par la communauté de communes ou d'agglomération, pas par la commune. Si votre offre porte sur ces sujets, c'est elle qu'il faut contacter.
Le bon moment : le calendrier budgétaire
Une mairie ne peut dépenser que ce qui a été inscrit à son budget. Proposer un projet au mauvais moment, c'est souvent s'entendre répondre « revenez l'année prochaine ».
| Période | Ce qui se passe en mairie | Ce que vous pouvez faire |
|---|---|---|
| Septembre à novembre | Préparation du budget de l'année suivante, recensement des besoins | Présenter votre offre pour qu'elle soit chiffrée et inscrite |
| Décembre à mars | Débat d'orientation budgétaire (obligatoire à partir de 3 500 habitants, dans les deux mois qui précèdent le vote), arbitrages | Relancer avec un devis précis |
| Avant le 15 avril (30 avril l'année du renouvellement des conseils) | Vote du budget primitif | Rester discret : les choix sont faits |
| Avril à octobre | Exécution du budget, commandes, décisions modificatives possibles | Proposer les achats courants et les petits montants |
| Novembre et décembre | Engagement des derniers crédits de l'année | Proposer des achats rapides à livrer avant la clôture |
Les élections municipales de mars 2026 ont renouvelé les équipes pour six ans. Les nouvelles équipes définissent leurs priorités de mandat pendant leurs premiers mois : c'est une période favorable pour se faire connaître, surtout sur les sujets qui figuraient dans les programmes (écoles, sécurité, transition énergétique, numérique).
Ce que permettent les règles des marchés publics
Les achats des mairies sont encadrés par le code de la commande publique. Plus le montant est élevé, plus la procédure est lourde. Depuis la réforme entrée en vigueur en 2026 (décrets du 29 décembre 2025), les seuils sont les suivants :
| Montant estimé du besoin | Règle pour une commune |
|---|---|
| Moins de 60 000 € HT (fournitures et services, depuis le 1er avril 2026) | Achat possible sans publicité ni mise en concurrence préalables |
| Moins de 100 000 € HT (travaux, depuis le 1er janvier 2026) | Achat possible sans publicité ni mise en concurrence préalables |
| Jusqu'à 216 000 € HT (fournitures et services) ou 5 404 000 € HT (travaux) | Procédure adaptée : publicité et mise en concurrence proportionnées |
| Au-delà | Procédure formalisée (appel d'offres) |
Sous le seuil de dispense, la mairie doit tout de même bien utiliser l'argent public et ne pas toujours choisir le même fournisseur : beaucoup demandent deux ou trois devis. Mais c'est dans cette zone que la prospection directe fonctionne le mieux. Un email bien ciblé peut suffire à être consulté. Au-dessus, il faut surveiller les avis de marché publiés par les acheteurs publics.
Cibler les bonnes communes
Envoyer le même message aux 35 423 mairies de France est rarement une bonne idée. Les besoins d'une commune de 300 habitants et d'une ville de 50 000 habitants n'ont rien à voir. Trois critères permettent de cibler :
- La taille : 18 137 communes comptent moins de 500 habitants (52 % des communes), 11 275 entre 500 et 2 000, 4 494 entre 2 000 et 10 000 et 1 032 plus de 10 000. Nos fichiers contiennent la population INSEE de chaque commune : un simple filtre dans Excel suffit.
- Le territoire : un département ou une région si vous intervenez localement. Voir les fichiers par département et par région.
- Le type d'organisme : pour une offre sociale, les CCAS ; pour une offre santé, les services de santé ; pour une offre emploi, les missions locales et France Travail. Voir les fichiers par thématique.
Écrire un email qui sera lu
La boîte générique d'une petite mairie reçoit beaucoup de sollicitations. Votre email doit être compris en quelques secondes.
- Un objet clair et concret, qui dit ce que vous proposez : « Sols sportifs pour gymnases : devis sous 48 h ». Évitez les majuscules, les points d'exclamation et les promesses vagues.
- La personnalisation : le nom de la commune dans l'objet ou la première phrase montre que le message n'est pas envoyé au hasard.
- Un message court : qui vous êtes, ce que vous proposez, pourquoi c'est utile pour cette commune, une référence dans une commune comparable, un appel à l'action unique (un rendez-vous téléphonique, un devis, une documentation).
- Pas de pièce jointe lourde : mettez un lien vers votre documentation. Les pièces jointes pèsent sur la délivrabilité et font peur.
- Une signature complète : nom, société, téléphone, adresse. Une mairie se méfie des expéditeurs anonymes.
- Le bon moment : les mairies ouvrent souvent le matin, certaines seulement quelques demi-journées par semaine. Envoyez en début de semaine, en matinée, et évitez l'été et les semaines de fêtes.
Enfin, relancez. Une seule relance, deux semaines plus tard, avec un élément nouveau, obtient souvent plus de réponses que le premier envoi.
Ce que dit le RGPD
La CNIL distingue deux cas pour la prospection par email vers les professionnels :
- Les adresses génériques d'organismes (mairie@..., contact@..., accueil@...) concernent une personne morale : les règles du RGPD sur le consentement ne s'y appliquent pas. C'est le cas de la très grande majorité des adresses de nos fichiers.
- Les adresses nominatives professionnelles (prenom.nom@...) peuvent être utilisées sans consentement préalable, à condition que le message soit en lien avec la fonction de la personne, qu'elle ait été informée et qu'elle puisse s'opposer simplement.
Dans tous les cas, chaque email doit identifier clairement l'expéditeur et contenir un moyen simple de ne plus être contacté. Tenez une liste des refus et respectez-la pour tous vos envois suivants. Pour aller plus loin, consultez la page de la CNIL sur la prospection par email.
Soigner la délivrabilité
Un message qui finit en spam ne sert à rien. Quelques règles techniques font une grande différence :
- Envoyez depuis un outil d'emailing (Brevo, Mailchimp, Sendinblue...) qui gère les désinscriptions et les rebonds, pas depuis votre messagerie habituelle.
- Configurez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC de votre domaine. Sans eux, beaucoup de serveurs de collectivités rejettent vos messages.
- Étalez vos envois : quelques centaines par jour au début, puis augmentez progressivement.
- Retirez les adresses en erreur après chaque campagne.
En résumé
- Identifiez le bon interlocuteur : la mairie, ou l'intercommunalité selon le sujet.
- Écrivez à l'automne pour être inscrit au budget, au printemps et à l'été pour les achats courants.
- Visez les achats sous les seuils de dispense (60 000 € HT pour les fournitures et services, 100 000 € HT pour les travaux).
- Ciblez par taille de commune, territoire et type d'organisme.
- Un email court, personnalisé, signé, avec un lien de désinscription.
Nos fichiers rassemblent les emails, téléphones et adresses des mairies et des services publics, avec la population de chaque commune, à jour de septembre 2026. Chaque fichier a un extrait gratuit pour vérifier son contenu avant d'acheter.
Emails des Mairies de France Métropolitaine